Запит щодо підтвердження зацікавленості

1. Терміни

2. Місце проведення

Проєкт буде впроваджено в наступних локаціях:

Представництво МОМ в Україні залишає за собою право вносити зміни до переліку місць враховуючи міркування безпеки, вимог Донора та будь-яких інших факторів, які можуть змінитися під час реалізації проєкту.

3. Галузь(зі) та сфера(и) спеціалізації

Запланована діяльність пов’язана з портфоліо «Перехід та Відновлення: Стабілізація Громад».

4. Організація

Міжнародна організація з міграції (МОМ), Представництво в Україні

5. Загальна інформація про проєкт

Ескалація війни в Україні спровокувала одну з найбільших гуманітарних криз в історії. У зв’язку з масштабними руйнуваннями інфраструктури можна прогнозувати величезні потреби у довготривалому і доступному житлі серед громад, що постраждали від конфлікту, як у короткостроковій, так і в середньо-та довгостроковій перспективі. Крім того, надзвичайне навантаження на соціальні служби та ресурси збільшило ризик напруги між громадами, що постраждали від війни. 

Щоб задовольнити потребу громад, що постраждали від конфлікту, в довготривалому і доступному житлі, МОМ розробила перехідний підхід, зосереджений на переобладнанні урядових будівель на житлові будинки, будівництві квартир з використанням модульних збірних конструкцій та ремонті пошкоджених багатоквартирних і приватних будинків.  

 Щоб забезпечити самопідтримання цієї інтервенції та уникнути ненавмисної сегрегації ВПО та не-ВПО, МОМ має на меті інтегрувати відповідні житлові рішення в програми міського планування та розвитку 12 муніципалітетів західної та центральної України, таргетованих поточними житловими програмами МОМ. Цей проєкт також прагне вибудувати довірчі взаємини між членами громади та владними органами шляхом сприяння активній міжгруповій взаємодії у вигляді керованих і реалізованих громадами ініціатив. Таким чином, МОМ має на меті запобігти та згладити напругу між ВПО та приймаючими громадами, в яких реалізовано житлові рішення. 

6. Очікувані результати

МОМ у партнерстві з вибраними Виконавчими Партнерами (ВП) покриватиме потреби у вищезазначених галузях спеціалізації за допомогою різноманітної діяльності. Таким чином, діяльність у секторі «Перехід та Відновлення: Стабілізація Громад» значно покращить здатність приносити користь населенню, щоб воно було більш стійким до багатовимірних шоків. Ці заходи призведуть до стабілізації громад через проведення низки тематичних тренінгів (про соціальну згуртованість, залучення всіх членів громади: внутрішньо переміщених осіб, національних меншин, людей з обмеженими можливостями тощо, розробка проектів, розвиток громади, відродження громади та інше), розробка планів соціальної згуртованості в інтересах населення, а також місцева ревіталізація пошкоджених або старих соціально-культурних об'єктів.

7. Орієнтовний бюджет

Бюджет має базуватися на кількості заходів у цільових громадах, запропонованих для реалізації. Пропоненти повинні надати один єдиний бюджет включаючи всі області, використовуючи шаблон, наданий у Додатку 11.

8. Загальні умови Запиту щодо підтвердження зацікавленості

8.1 Очікується, що попередньо кваліфіковані ВП в основному визначатимуть потреби за видами діяльності та організують доступ до територій та суб'єктів допомоги/ДГ для подальшого здійснення заходів, пріоритетних для МОМ, зазначених у цьому ЗПЗ

8.2 Попередньо відібраний “Виконавчий Партнер” повинен виконувати Діяльність згідно з Технічним завдання (Додаток 1). Взаємодія між МОМ та Виконавчим Партнером додатково охоплюється Договором про реалізацію проєкту із використанням шаблону Договору про реалізацію проєкту (Додаток 10) після остаточного підтвердження впровадження проєкту.

8.3 Організації, які відповіли на це запрошення, мають довести здатність реалізувати всі перелічені заходи в рамках одного проєкту у запропонованій області (областях), як зазначено в ТЗ, Додаток 1. Часткові заявки на окремі заходи не розглядаються.

8.4 Усі Виконавчі Партнери отримають письмове повідомлення про результати відбору протягом чотирьох тижнів після кінцевого терміну подання документів заявки на участь у ЗПЗ. Якщо Виконавчий Партнер вимагатиме подальших роз’яснень, МОМ надасть відповідь із поясненням прозорості та чесності проведеного процесу відбору.

8.5 МОМ залишає за собою право відмовити у розголошенні конкретних рішень, ухвалених Представництвом МОМ, з причин конфіденційності.

8.6 МОМ залишає за собою право приймати або відхиляти будь-яке підтвердження зацікавленості, а також анулювати процес відбору та відхилити всі підтвердження зацікавленості у будь-який час, і таким чином не несе жодної відповідальності перед відповідними Виконавчими Партнерами.  

8.7 У разі якщо Виконавчий Партнер має існуючий договір з МОМ, йому не буде запропоновано підписання договору, який би суперечив попереднім або поточним зобов'язанням щодо інших проєктів МОМ, або який може поставити пропонента у неможливість виконувати обов'язки в інтересах МОМ.

 9. Учасники, які мають право подати свою заявку

9.1 Учасники повинні бути неурядовими організаціями (НУО), зареєстрованими у відповідних державних установах, і мати можливість здійснювати гуманітарну діяльність у місцях, зазначених у розділі 2. Пропоненти повинні подати копії своїх документів про державну реєстрацію.

9.2 Мінімальною вимогою є залучення до реалізації більшості ключових професійних співробітників, з принаймні дворічним відповідним досвідом роботи, переважно, в місцях, де учасники мають намір виступати в якості партнера-виконавця МОМ. Перевагу буде надано учасникам, які мають  постійних професійних співробітників або співробітників зі стабільними довготривалими трудовими відносинами.

9.3 Пропоненти не можуть бути залучені до терористичних актів/кримінальної діяльності та/або мати відношення до осіб та/або організацій, пов’язаних із терористичною/кримінальною діяльністю. Таким чином учасники тендеру не можуть бути включені до переліку осіб та/або організацій, до яких застосовуються санкції, про що йдеться в резолюції 1267 контртерористичного комітету (КТК) Ради безпеки ООН.

9.4 Документальне підтвердження відповідності претендента брати участь має бути прийнятним для МОМ. МОМ залишає за собою право на запит  додаткових документів з метою повного пересвідчення у прийнятності учасників.

10. Оцінювання Заявок та критерії відбору

10.1 Представництво МОМ в Україні, визначить Заявку(-ки), що найбільш відповідають вимогам МОМ.

10.2 Заявка(-ки), які не відповідають технічним вимогам та не відповідають ТЗ та вимогам у цьому ЗПЗ не підлягають подальшому оцінюванню.

10.3 Заявка(-ки) оцінюються на підставі відповідності ТЗ, виходячи з критеріїв та їх ваги нижче:

10.4 Лише пропозиції, які набрали 70 балів (еквівалент 70%) у першому ступені оцінювання (оцінка проєктної пропозиції), включаються до другого рівня оцінювання (оцінка бюджетної пропозиції).

10.5 Під час оцінки бюджетних пропозицій Комісія з відбору партнерів-виконавців (КВПВ) спочатку визначає закінченість запропонованого бюджету та його відповідність встановленим формам і представленню, як зазначено в Додатку 1 і Розділі 7 цього ЗПЗ.

10.6 КВПВ перевіряє точність обчислень. Якщо в обчисленнях є помилки, КВПВ виправляє помилку та просить ініціатора підтвердити та прийняти виправлення. Подібним чином, якщо існує розбіжність між бюджетом у цифрах і словами, КВПВ попросить ініціатора підтвердити бюджет, представлений словами. Якщо ініціатор відмовляється прийняти виправлений бюджет та/або прописний бюджет, його пропозиція більше не розглядається для подальшої оцінки.

10.7 Якщо заходи та пункти згадуються в технічній пропозиції, але в бюджетній пропозиції немає відповідного бюджету, КВПВ припускає, що бюджет, необхідний для заходів та пунктів, включено до інших напрямків діяльності.

10.8 Бюджетні пропозиції оцінюються на основі їх економічності (50%) та здійсненності (50%). Пропозиції ранжуються поетапно відповідно до рівня економічності та здійсненності. Найнижчий можливий бюджет отримає 50% за здійсненність і 50% економічність, що призведе до ідеальної оцінки 100%.

11. Додатки

* Шаблон може бути скоригований відповідно до потреб програми

12. Отримати додаткову інформацію можна на офіційному сайті Представництва МОМ в Україні: https://www.iom.int

13. Зміни до Запитy щодо підтвердження зацікавленості

13.1 У будь-який час до оголошеного кінцевого терміну подання Заявки, МОМ з будь-яких обставин, як-то за власної ініціативи або у відповідь на надані роз’яснення пропонентам, може вносити зміни до цього Запитy щодо підтвердження зацікавленості у вигляді доповнень.

13.2 Усі учасники, які отримали початковий запит пропозицій отримають повідомлення про внесені зміни у письмовому вигляді. Уточнений документ має превалюючу силу.

13.3 Щоб надати необхідний час для підготовки оновленої пропозиції МОМ залишає за собою право подовжити кінцевий термін подання.

14. Інструкції щодо подання підтвердження зацікавленості

14.1 Заявки повинні бути надіслані у вигляді відсканованих копій усіх документів у форматі pdf на електронну адресу smukr_iom_cpc_ipsc@iom.int не пізніше 12:00 (GMT +02:00) 31 березня 2023 року. 

14.2 Загальний розмір файлів, які надсилаються в одному повідомленні, не повинен перевищувати 7 Мб. В іншому випадку, необхідно завантажити файли на будь-який відкритий сервіс файлового обміну (Dropbox, OneDrive тощо), що не вимагає реєстрації, та надіслати посилання для завантаження папки з файлами.

У темі електронного листа має бути зазначено наступне: UA-2023-12025 – Відбір Виконавчих Партнерів в рамках проєкту “Сприяння соціальному згуртуванню” - [Назва НУО]

14.3 Заявки, надані пізніше вказаного терміну, не прийматимуться до розгляду. Якщо Заявка не буде прийнята у цей термін, подальша участь Виконавчого Партнера буде анульована.

14.4 Заявки, наскільки це можливо, не повинні мати рукописних виправлень.  У разі неминучої ситуації, коли виправлення повинно бути зроблено вручну, виправлення має бути підписане посадовою особою Пропонента, яка підписала Заявку.

14.5 Дата та час отримання електронного листа з електронною копією Заявки повинні використовуватися як фактичні дата та час отримання електронної копії Заявки. У випадку кількох електронних листів, що містять Заявку, дата та час отримання першого електронного листа повинен використовуватися як дата та час отримання Заявки. Представництво МОМ в Україні залишає за собою право відхиляти усі Заявки отримані після закінчення терміну подання.

14.6 Виконавчі Партнери повинні подати наступні підписані та завірені печаткою документи, щоб довести їх відповідність мінімальному рівню кваліфікації як організації, і повинні подати підтвердження наявності у них персоналу з необхідними повноваженнями, які будуть залучені  в проєкті у випадку  обрання їхньої організації для реалізації діяльності:

a. Додаток 1 – Технічне Завдання

b. Додаток 2 – Форма Запитальника щодо загальної інформації про Виконавчого Партнера

c. Додаток 3 – Форма Проєктного задуму Виконавчого Партнера

d. Додаток 4 – Форма Інформаційного листка постачальника

e. Додаток 5 – Форма Списку основних працівників, яких буде залучено до виконання проєкту та резюме для залученого персоналу

f. Додаток 6 – Кодекс Поведінки

g. Додаток 7 – Форма Переліку виконаних проєктів

h. Додаток 8 – Форма Фінансової Оцінки Виконавчого Партнера  

i. Додаток 9 – Декларація про відповідність

j. Додаток 10 – Форма Договору про реалізацію проєкту

k. Додаток 11 – Форма Бюджету проєкту

Окрім того, пропоненти повинні надати таку інформацію про свою організацію:

1. Сфера діяльності НУО
2. Кількість постійних працівників НУО (із зазначенням посад)
3. Кількість запрошених професійних працівників (із зазначенням посад), включаючи волонтерів, інструкторів тощо.
4. Розклад персоналу НУО: вказати керівні та контрольні органи організації та їх персонал (включаючи правління)
5. Кількість проєктів, які зараз виконує НУО (вкажіть проєкт, донора проєкту та бюджет)
6. Політика закупівель НУО
7. Бюджет НУО (принаймні протягом 2 останніх років)
8. Донори НУО
9. Система моніторингу та оцінки НУО
10. Наявна система фінансового контролю НУО та матриця уповноважених підписантів
11. Наявна система поточної звітності НУО
12. Копії фінансової звітності, подані до податкової інспекції (за останні 2 роки)

14.7 Запит на пояснення будь-якої частини Запиту Щодо Підтвердження Зацікавленості необхідно надіслати письмово на дану адресу: smukr_iom_cpc_ipsc@iom.int, принаймні за 3 календарні дні до вказаного кінцевого терміну подання  Заявок. В темі електронного листа має бути зазначено наступне: “UA-2023-12025 – Відбір Виконавчих Партнерів в рамках проєкту “Сприяння соціальному згуртуванню ” - [Назва НУО]”

14.8 МOM надасть письмову відповідь на ті запитання, які отримає не пізніше ніж за 3 (три) календарні дні до вказаного кінцевого терміну подання  Заявок.  МОМ поширюватиме питання / запити на пояснення та власні відповіді серед усіх Виконавчих Партнерів.

14.9 Потрібно надати детальний опис того, як вимоги, зазначені у Запиті Щодо Підтвердження Зацікавленості, відповідатимуть здібностям, досвіду, знанням та досвіду Виконавчих Партнерів

14.10 Заявка повинна подаватися англійською та українською мовами та у форматі, встановленому МОМ в рамках цього ЗПЗ. Необхідно надати всю необхідну інформацію, відповідаючи чітко та стисло на всі викладені моменти. Будь-яка заявка, яка не повністю та всебічно відповідає вимогам цього ЗПЗ, може бути відхилена.

14.11 Документ заявки повинен містити наступне:

a. Супровідний лист;

b. Повний пакет документації заявки, оформлений належним чином як зазначено у пункті 14.6, підписаний на всіх сторінках уповноваженим представником Виконавчого Партнера; та

c. Будь-які інші відповідні документи

14.12 Заявки можуть бути змінені або відкликані в письмовій формі до часу кінцевого терміну, вказаного в цьому Запиті Щодо Підтвердження Зацікавленості.  Заявки не можуть бути змінені або відкликані після закінчення терміну подання Заявок.

14.13 Виконавчий Партнер несе всі витрати, пов’язані з підготовкою та поданням заявки, і МОМ ні в якому разі не несе відповідальності за понесені витрати.

14.14 МОМ за жодних умов не вимагатиме плати за подання Заявки у Виконавчих Партнерів.

14.15 Уся інформація, надана в письмовій формі або передана усно Виконавчим Партнерам щодо цього ЗПЗ, повинна розглядатися як суворо конфіденційна. Виконавчий Партнер не повинен передавати та розголошувати цю інформацію будь-якій третій стороні без попереднього письмового дозволу МОМ. Це зобов'язання залишаються після завершення процесу відбору, незалежно від того, чи є Заявка Виконавчого Партнера успішною.

14.16 Уся інформація, що потрапляє до МОМ (або інформація, що позначена  як службова/конфіденційна/фінансова) від Виконавчого Партнера, вважається суворо конфіденційною та будь-які персональні дані відповідно до Принципів захисту інформації МОМ.

 14.17 Виконавчий Партнер, подаючи заявку, надає згоду МОМ на обмін інформацією з відповідальними особами для оцінювання та управління Заявкою.

14.18 МОМ залишає за собою право приймати або відхиляти будь-яку Заявку, а також анулювати процес відбору та відхилити всі Заявки у будь-який час, і таким чином не несе жодної відповідальності перед відповідними Виконавчими Партнерами та не має  жодного обов’язку пояснювати свої дії. 

15. Корупційні, шахрайські та примусові дії

15.1 Згідно з політикою МOM весь персонал, підрядники, виробники, постачальники та дистриб’ютори мають дотримуватися найвищих етичних стандартів під час процесу закупівлі та виконання всіх угод. МOM відхилить будь-яку пропозицію, надану постачальниками, якщо необхідно, призупинить дію угоди, якщо буде вирішено, що вони залучені до корупційних, шахрайських, змовних або примусових дій. Відповідно до цієї політики МОМ визначає цілі цього параграфу таким чином:

15.1.1 Корупційні дії означають пропонування, надання, прийняття або обговорення, прямо або непрямо, будь-яких цінних речей, що вплине на дії організації, що закуповує або має контракт під час процесу закупівлі або під час виконання угоди;

15.1.2 Шахрайські дії – це будь-які дії або бездіяльність, в тому числі неправильне висвітлення, що свідомо або несвідомо призводить або може призвести до неправильних дій організації, що закуповує або має контракт під час процесу закупівель або виконання угоди з метою отримання фінансового прибутку або іншої користі задля уникнення зобов’язань;

15.1.3 Змова – це прихована угода між двома або більше постачальниками з метою штучної зміни результатів тендеру задля отримання фінансового прибутку або іншої користі;

15.1.4 Примусові дії - це погіршення, збитки, або пряма/непряма погроза збитків будь-якому учаснику тендерного процесу з метою впливу на його діяльність під час тендерного процесу або виконання угоди.

15.2 МОМ відхилить Заявку на попередній відбір, якщо визначить, що Виконавчий Партнер, якого було рекомендовано до присудження, брав участь у корумпованих, шахрайських, змовних або примусових діях у конкуруванні за відповідну угоду.

16. Конфлікт інтересів

16.1 МОМ вимагає, щоб всі її контракти та угоди були позбавлені будь-яких конфліктів інтересів. Співробітники МОМ мають виявити зв’язки з іншими учасниками перед процесом оцінювання пропозицій та повідомити про них. Водночас Виконавчі Партнери мають зазначити про наявність будь-яких зв’язків або відносин зі співробітниками МОМ, особливо у випадку наявності таких відносин зі співробітниками відділу закупівель або програмного відділу. Нерозголошення такої інформації вважатиметься порушенням етичних стандартів, які є невід’ємною умовою даного Запиту Щодо Підтвердження Зацікавленості. 

16.2 Виконавчі Партнери, які мають конфлікт інтересів будуть дискваліфіковані від подальшої участі щодо відбору. Окрім обставин, які вважаються конфліктом інтересів, зазначених у пункті 16.1, такими  обставинами також вважаються, якщо:

A. Директор, член(и) ради або інші ключові співробітники Виконавчого Партнера, має / мають зв’язок з іншим  Виконавчим Партнером, що подає Заявку на цей конкурс;

B. Виконавчий Партнер має безпосередній доступ до інформації в середині МОМ, або від співробітників МОМ, або з будь-яких інших джерел, що надає Виконавчому Партнеру необґрунтовану перевагу над іншими Виконавчими Партнерами;

C. Виконавчий Партнер має зв’язок з ключовими співробітниками МОМ, що мають суттєвий вплив на рішення щодо оцінок Заявок щодо цього Запиту Щодо Підтвердження Зацікавленості; 

D. Виконавчий Партнер подає більше однієї Заявки на цей конкурс;

E. Виконавчий Партнер брав участь у підготовці документів до цього Запиту Щодо Підтвердження Зацікавленості.

17.   Термін дії Заявки

17.1   Пропозиція має бути дійсною принаймні 45 календарних днів з дня відкриття, передбаченого цим документом. МОМ залишає за собою право відхиляти будь-які проєктні заявки, які не відповідають вимогам, зазначеним в запиті пропозицій.

17.2   За виключних обставин перед закінченням терміну дійсності пропозицій МОМ може попросити Виконавчих Партнерів продовжити термін дійсності пропозицій на 15 днів. Такий запит та відповідь учасника мають бути зроблені в письмовому вигляді.

18.   Обговорення  

18.1    Після оцінки Заявок МОМ може надіслати запит на роз’яснення щодо Заявок і у випадку необхідності ініціювати процес обговорення Заявки з Виконавчим Партнером. Метою обговорення є узгодження всіх пунктів.

18.2       Обговорення включають: a) обговорення та уточнення проєктної діяльності; b) обговорення та фіналізація методології й робочого плану, що були запропоновані Виконавчим Партнером; c) розгляд відповідності кваліфікацій персоналу, залученого в проєкт, а також план діяльності (штатний розклад); d) обговорення матеріалів, обладнання або даних, що будуть надані МОМ; e) обговорення та узгодження системи звітності (описовий та фінансовий звіти).

19.   Конфіденційність

19.1 Інформація, що стосується оцінки проєктних заявок та рекомендацій щодо проєктів, є конфіденційною та не може бути надана Виконавчим Партнерам, що подали свої пропозиції, або іншим особам, які офіційно не залучені до процесу. Неправомірне використання Виконавчим Партнером конфіденційної інформації щодо процесу може призвести до відхилення проєктної заявки та застосування політики МОМ про боротьбу з шахрайством та корупцією.